Основные понятия

Словарь менеджера по персоналу

·              Локальные нормативные акты (ЛНА) предприятия – единая система, связывающая все правоотношения между сотрудниками компании и ее администрацией (от поиска до увольнения).

·              Кадровая политика – система принципов и норм, осознанных и определенным образом сформулированных, приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы. В узком толковании – это набор конкретных правил, пожеланий и ограничений во взаимоотношениях людей и организации.

Система ЛНА

Цель: регламентировать правила игры между работником и работодателем

ЛНА кадровые

ЛНА финансовые и бухгалтерские

Обязательные

• Учредительные документы

• Устав

• Штатное расписание

• Трудовые договоры

• Договоры подряда

• Договоры оказания услуг

• Должностная инструкция

• График отпусков

• Коллективный договор

• Правила внутреннего трудового распорядка

• Положение о персональных данных и их защите

• Положение об аттестации и оценке

• Положение о компенсациях, льготах, премиях

• Положение о мотивации и оплате труда

• Положение о коммерческой тайне и режиме ее соблюдения

• Положение о внутриобъектовом режиме

Желательные

• Миссия компании

• Стратегия или задачи развития

• Кодекс компании

• Положение о подготовке (обучение) персонала

Вспомогательные

• Договоры с рекрутинговым агентством

• Договор о размещении объявлений в СМИ

• Шаблоны анкет

• Тесты

• Некоторые образцы кадровой документации (обходные листы)

• Примерный список вопросов к соискателям

• Методики проверки информации о соискателе

• Документы для получения ТМЦ и исключения задолженности

 Учетная политика

• Бюджет

• Положение о движении ТМЦ

• Положение об управленческом учете

• Положение о бесплатной выдаче спецодежды, спецпитания и т. п.

Структура системы ЛНА

Разработку концепции, а также ее практическое исполнение берет на себя обычно Служба персонала.

Основные положения концепции ЛНА, которые могу присутствовать в компании:

·          существует единая целевая группа, для которой формируется система, внутренний рынок компании;

·          должна существовать взаимосвязь и непротиворечивость всей системы и отдельных ее частей;

·          ЛНА должны быть реалистичными и выполнимыми;

·          ЛНА должны соответствовать законодательству, с одной стороны, и деловому обиходу компании – с другой;

·          вся система и каждый ее элемент должны соответствовать этапу развития компании, ее целям и задачам;

·          термины и понятия, применяемые во всех документах, должны быть единообразными;

·          система должна быть гибкой и адаптивной.

Группы, на которые могу быть разбиты документы и регламенты:

1. Документы, системно связанные с трудовыми отношениями

В этой группе ЛНА необходимо выделить обязательные документы, среди которых:

·     учредительные документы, Устав (определяют правомочность стороны трудовых отношений – Работодателя);

·     трудовые договоры, договоры подряда и договоры оказания услуг;

·     штатное расписание;

·     должностные инструкции;

·     Положение об отпусках и график отпусков;

·     Коллективный договор;

·     Правила внутреннего трудового распорядка (смотрите Каталог файлов), где отражены:

o        порядок приема и увольнения работников;

o        режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);

o        перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ),

o        время предоставления перерыва в работе для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ);

o        специальные перерывы для обогревания и отдыха для определенных видов работ (ст. 109 ТК РФ);

o        дополнительный выходной день (ст. 111 ТК РФ);

o        продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 119 ТК РФ);

o        дни выдачи заработной платы (ст. 136 ТК РФ);

o        дополнительные виды поощрений (ст. 191 ТК РФ);

 ·    Положение о персональных данных и их защите; 

·     Положение об аттестации/оценке персонала;

·     Положение о компенсациях, льготах, премировании;

·     Положение о мотивации и оплате труда персонала;

·     Положение о коммерческой тайне и режиме ее соблюдения;

·     Положение о внутриобъектовом режиме. 

Желательные документы:

·     Миссия компании, ее стратегия;

·     Положение о персонале (см. Каталог файлов);

·     Положение о подготовке (обучении) персонала компании;

2. Документы, системно связанные с финансовыми и бухгалтерскими вопросами

Сюда входят документы, отражающие:

·     учетную политику;

·     бюджетирование;

·     управленческий и бухгалтерский учет и отчетность;

·     Положение о движении товарно-материальных ценностей;

·     Положения о бесплатной выдаче спецодежды, спецпитания.

3. Документы вспомогательного характера

В группу этих документов входят:

·     договор с рекрутинговым агентством;

·     договор о размещении объявлений в СМИ по поиску и подбору персонала;

·     шаблоны анкет кандидата, сотрудника компании, тесты;

·     некоторые образцы кадровой документации, которые необходимо вести на предприятии (например, воинский учет, обходные листы);

·     примерный список вопросов, с помощью которых можно получить максимум информации о кандидате;

·     различные методики проверки информации о кандидатах;

·     документы, регламентирующие механизм получения материальных ценностей, исключения задолженности по различным направлениям работы (особенно в случае увольнения или ухода в отпуск) – акты сдачи-приемки, обходные листы.

Из перечисленного наиболее важными, на взгляд автора, являются Правила внутреннего распорядка и Положение о персонале, так как они в самой большой степени задают "правила игры" между персоналом и руководством компании. С этим связано и некоторое дублирование информации. В то же время между этими двумя документами есть некоторые различия. Самые принципиальные из них следующие.

·     Положение о персонале – это в большей степени требование рынка труда, а Правила внутреннего трудового распорядка – требование законодательства Российской Федерации (например, ТК РФ).

·     Положение о персонале охватывает более широкий круг вопросов, норм и аспектов жизни и работы сотрудника в компании (например, особенности костюма и макияжа, которые приветствуются).

Сочетание этих двух документов позволяет корректно с этической и правовой точки зрения осуществлять менеджмент персонала.

Разработка системы ЛНА осуществлялась в несколько этапов.

1.  Первый этап – составление "дерева" ЛНА.

2.  Выбор документов, необходимых и полезных компании.

3.  Ранжирование отобранных документов по важности и срочности подготовки. Самые важные: Устав, Должностные инструкции, график отпусков, штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о периодической оценке персонала и Положение о персонале.

4.  Составление плана-графика подготовки и согласования документов, ввода их в действие.

5.  Введение документов в действие, получение обратной связи. Если необходимо, на этом этапе в ЛНА вносятся коррективы.

Инструктивные документы необходимо согласовывать с юристом и линейными руководителями. Также с самого начала важно согласовать предстоящую работу с руководством компании и заручиться поддержкой первого лица, поскольку на всех этапах разработки и внедрения ЛНА HR-службе приходится взаимодействовать с руководителями высшего и среднего звена, а для них создание таких документов, если цели ЛНА ими не поняты и не приняты, зачастую представляет собой неспецифичную и "лишнюю" работу.

Таким образом, описанная модель системы ЛНА позволит компании достаточно наглядно понять, каких элементов системы у нее нет, какие следует изменить или оптимизировать, а от каких можно вовсе отказаться.

Ценность описанного в статье свода ЛНА состоит в том, что он отражает как требования законодательства, так и здравого смысла и сложившейся практики в российских компаниях. Внеся необходимые коррективы, менеджеры по персоналу и руководители могут использовать эту концепцию в своих компаниях.

(по материалам статьи Муравьевой И.В.)